Manual de Usuario

LexAsset Network distingue tres grandes perfiles con responsabilidades y permisos diferenciados. Es fundamental entender el rol de cada uno para usar correctamente la plataforma.

Resumen de permisos por perfil

Proceso de Registro

1. 1Acceda a la página de registro desde la portada o desde /register.
2. 2Introduzca su nombre, email corporativo y contraseña segura (mínimo 8 caracteres, mayúscula, número y símbolo especial).
3. 3Verifique su correo electrónico haciendo clic en el enlace que recibirá.
4. 4El administrador revisará y aprobará su solicitud. Mientras tanto, verá la pantalla «Pendiente de aprobación».
5. 5Una vez aprobado, complete el onboarding con los datos de su despacho (nombre y CIF). Si ya existe un despacho con ese CIF, quedará como usuario dependiente del manager de ese despacho.
6. 6Si es el primero en registrarse con ese CIF, será el manager del despacho y deberá activar MFA antes de poder firmar contratos o subir activos.

Inicio de Sesión

Acceda con su email y contraseña desde /login. El sistema dispone de:

• Autenticación de dos factores (2FA/MFA) — Obligatoria para el administrador y todos los managers. Configurable desde Perfil.
• Verificación TOTP — Si tiene 2FA activo, al iniciar sesión se le redirigirá a la pantalla de verificación donde debe introducir el código de 6 dígitos de su app autenticadora.
• Recuperación de contraseña — Disponible desde «¿Olvidó su contraseña?» mediante enlace por email.
• Protección de intentos — Bloqueo temporal tras múltiples intentos de acceso fallidos.
• Dispositivos de confianza — Puede marcar un dispositivo como de confianza por 30 días para no volver a pedir el 2FA.

Perfil y Configuración

Desde Perfil puede:

• Actualizar su nombre para mostrar.
• Activar / gestionar / desactivar MFA (autenticación de dos factores).
• Ver y copiar los códigos de respaldo de MFA.
• Cerrar sesión en todos los dispositivos.

La autenticación de dos factores (MFA/2FA) es una capa adicional de seguridad que exige, además de la contraseña, un código TOTP de 6 dígitos generado por una app en su dispositivo móvil.

¿Para quién es obligatorio?

Cómo activar MFA

1. 1Acceda a su Perfil de Seguridad desde el menú → Perfil.
2. 2En la sección «Autenticación de dos factores», pulse «Activar MFA».
3. 3Introduzca su contraseña actual para confirmar.
4. 4Escanee el código QR con su app autenticadora: Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator u otra app compatible con TOTP.
5. 5Introduzca el código de 6 dígitos que muestra la app para verificar que la configuración es correcta.
6. 6Guarde los 10 códigos de respaldo en un lugar seguro — le permitirán acceder si pierde su dispositivo.
7. 7MFA activado. A partir de ahora, cada inicio de sesión requerirá el código de la app.

Verificación al iniciar sesión

Si MFA está activo, tras introducir email y contraseña correctamente:

• Se le redirige automáticamente a la pantalla /verify-2fa.
• Abra su app autenticadora y copie el código TOTP de 6 dígitos (se renueva cada 30 segundos).
• O bien use un código de respaldo de los 10 que recibió al activar el MFA.
• Puede marcar el dispositivo como «de confianza por 30 días» para no pedir el código en ese dispositivo durante un mes.

Centro de Seguridad

En Centro de Seguridad puede ver:

• Puntuación de seguridad (0-100) — Calculada en función de MFA activo, sesiones abiertas e intentos fallidos.
• Estado de MFA — Activo/inactivo. Si es obligatorio para su perfil, aparece el badge «Obligatorio».
• Sesiones activas — Dispositivos con sesión abierta, con IP y agente.
• Historial de accesos — Logins exitosos, fallidos y verificaciones 2FA.
• Dispositivos recientes — Dispositivos que han accedido a su cuenta.

El Contrato de Colaboración y Prestación de Servicios es el acuerdo legal entre el despacho y LexAsset Network que habilita la publicación de activos en la plataforma. Debe firmarse una sola vez por despacho y es un requisito previo indispensable para dar de alta activos.

Paso 1 — Generar el contrato PDF

Acceda a /contract. Rellene el nombre del representante legal y el domicilio social del despacho, y pulse «Generar y Descargar PDF». El sistema generará un contrato personalizado con:

• Datos identificativos del despacho (nombre, CIF, dirección, representante).
• 15 cláusulas legales completas (objeto, honorarios al 3%/2%, confidencialidad, RGPD, jurisdicción Madrid, etc.).
• Anexo I — Reconocimiento de honorarios para propietarios de activos.

El PDF se abre automáticamente en una nueva pestaña para que pueda revisarlo antes de firmar.

Paso 2 — Elegir método de firma

Tras generar el PDF, aparecen dos opciones de firma:

Tras la firma

Una vez firmado el contrato (por cualquier método):

• La plataforma confirma la firma y muestra la pantalla de éxito con los detalles.
• Se envía un email de confirmación al manager del despacho y al administrador.
• El despacho queda habilitado para dar de alta activos inmobiliarios.
• El estado del contrato en el dashboard pasa a «Firmado».

El Dashboard es la pantalla principal tras iniciar sesión. Muestra un resumen en tiempo real del estado de su portfolio y actividad reciente:

• KPIs principales — Activos totales, publicados, en interés, en LOI/DD, volumen total en cartera.
• Gráficos — Distribución por tipo de activo, estado de operaciones, evolución temporal de activos y volumen.
• Actividad reciente — Últimas acciones realizadas en la plataforma relacionadas con su despacho.
• Accesos rápidos — Botones directos a las acciones más habituales según su perfil.
• Estado del contrato — Si el contrato no está firmado, aparece un aviso con enlace directo a la sección de firma.

La sección Activos muestra el listado completo de activos inmobiliarios disponibles, con herramientas de búsqueda, filtrado y ordenación avanzadas.

Búsqueda y filtrado

• Búsqueda global por ID, descripción, provincia o municipio.
• Filtros por tipo (residencial, comercial, industrial, suelo, hotel, oficinas, logístico, mixto), operación (venta/alquiler/sale-leaseback), estado y rango de precio.
• Ordenación por precio, superficie, fecha de publicación o scoring.

Crear un activo (solo el manager)

1. 1Asegúrese de ser el manager del despacho y tener el contrato de colaboración firmado.
2. 2Pulse «Nuevo Activo» en el listado de activos.
3. 3Complete los campos obligatorios: tipo, operación, provincia, municipio, dirección, precio, superficie y descripción.
4. 4El activo se crea en estado «borrador» — solo visible para su despacho.
5. 5Añada documentos al Data Room desde la ficha del activo.
6. 6Cambie el estado a «publicado» cuando esté listo para que otros despachos lo vean.

Scoring automático (0-100)

Cada activo recibe una puntuación automática basada en: completitud de los datos, posición de mercado (precio/m² vs media provincial), documentación en el Data Room y nivel de demanda (intereses recibidos). El scoring se muestra con un indicador de color.

Al hacer clic en un activo se accede a su ficha completa con múltiples pestañas e información según el nivel de acceso del usuario.

Niveles de información

Data Room

Repositorio documental seguro del activo. Los documentos se clasifican por categoría (nota simple, tasación, due diligence, contratos, licencias, planos, etc.) y tienen tres niveles de acceso: público, requiere NDA, o acceso completo.

• Semáforo visual — Rojo (bloqueado), amarillo (NDA pendiente), verde (acceso completo).
• Marca de agua — Todas las descargas incluyen marca de agua con datos del descargador e ID único.
• Checklist documental — Verificación de qué categorías de documentos están cubiertas.

Catastro e inteligencia de mercado

Para activos con acceso completo, la plataforma muestra datos del Catastro español y precios de mercado por provincia (€/m² compra y alquiler), permitiendo comparar el precio del activo con la media del mercado.

Cuando un comprador está interesado en un activo, envía una solicitud de interés con un mensaje al despacho propietario. Esto desencadena automáticamente la generación de documentos NDA y LOI y la creación de un Deal.

Flujo del interés

1. 1El comprador envía la solicitud de interés desde la ficha del activo.
2. 2Se generan automáticamente los documentos NDA y LOI con datos de ambas partes.
3. 3Se crea un Deal para la negociación entre ambos despachos.
4. 4El despacho vendedor puede aprobar, rechazar o dejar pendiente la solicitud.
5. 5Si se aprueba, el vendedor puede conceder acceso completo al Data Room (semáforo verde).

Estados posibles de la solicitud:

La sección Legal centraliza toda la gestión documental: solicitudes de interés, NDA, LOI, firma electrónica y estado de documentos.

Generación automática de PDFs

Los documentos NDA y LOI se generan automáticamente con portada legal profesional que incluye: datos del despacho propietario y comprador, asset_id, deal_id, versión y fecha.

Firma electrónica embebida (canvas)

Cada documento puede firmarse electrónicamente dibujando la firma con ratón o dedo en un canvas interactivo. Se registra:

• Imagen PNG de la firma manuscrita digital.
• Hash SHA-256 del documento.
• IP del firmante, user-agent, sello temporal preciso.
• Nombre del firmante y rol.
• Evidencia almacenada en la tabla signature_evidence.

Estados documentales

Envío y recordatorios

• Enviar para firma — Email a ambas partes con enlace. Expiración: 7 días.
• Recordatorios automáticos — A las 24h, 48h y 72h si no se ha firmado.
• Expiración — Los no firmados pasan a «Expirado» tras la fecha límite.

Los Deals representan el proceso de negociación entre el despacho comprador y el vendedor para un activo concreto. Se crean automáticamente al enviar una solicitud de interés.

Funcionalidades del Deal

• Chat en tiempo real — Mensajería bidireccional con historial completo.
• Ofertas — Ofertas iniciales, contraofertas y ofertas finales (firmes), con importe, condiciones y tipo.
• SLA automático — Seguimiento de tiempos de respuesta con alertas.
• Flujo de cierre — Firma de contrato → señal → due diligence → escritura → entrega de llaves.
• Estados del deal — Prospecto → Expresión de interés → Negociación → Due Diligence → Cierre → Completado.

Métricas

El panel de deals muestra: volumen total, deals activos, tasa de conversión y tiempo medio de cierre.

El Pipeline ofrece una vista tipo Kanban con todas las operaciones (deals) agrupadas por estado:

Cada tarjeta muestra: activo, despacho comprador, despacho vendedor, volumen y tiempo en la fase actual.

El Calendario gestiona las visitas a activos con vista mensual interactiva.

• Programar visita — Seleccione fecha, hora, activo y añada notas.
• Estados — Pendiente, Confirmada, Completada, Cancelada, Reprogramada.
• Informe post-visita — Documente sus impresiones y nivel de interés.
• Recordatorios — Avisos automáticos 24h y 2h antes de la visita.
• Exportar ICS — Descargue la visita para su calendario personal (Google, Apple, Outlook).
• KPIs — Visitas totales, completadas, tasa de conversión.

La sección Mercado ofrece datos de precios inmobiliarios por provincia y tipo de activo.

• Precio medio €/m² — Compra y alquiler por provincia.
• Comparativa — Contraste del precio de sus activos vs media del mercado.
• Tendencias — Evolución de precios en el tiempo.
• Exportar PDF — Informe de mercado descargable.

Alta individual de activos

Desde la sección Activos, pulse «Nuevo Activo» y rellene el formulario con todos los datos del activo.

Carga masiva desde Excel/CSV

La sección Subir Excel permite importar múltiples activos de una sola vez:

1. 1Descargue la plantilla desde el botón «Descargar Plantilla» (Excel o CSV).
2. 2Rellene las filas con los datos de sus activos: tipo, operación, provincia, municipio, dirección, precio, superficie, descripción, nivel de visibilidad y estado.
3. 3Suba el archivo y revise la previsualización de los datos parseados y las validaciones.
4. 4Corrija los errores indicados si los hay.
5. 5Confirme la importación. Los activos se crearán en estado «borrador».
6. 6Publique los activos cuando estén listos cambiando su estado a «publicado».

Subida de documentos al Data Room

Desde la misma sección puede subir documentos a activos existentes, indicando la categoría y el nivel de acceso (público, NDA requerido o acceso completo).

Marque activos como favoritos pulsando el icono de estrella. Acceda a sus favoritos desde Favoritos.

• Lista de favoritos — Todos los activos marcados, con acceso rápido a la ficha.
• Comparador — Seleccione hasta 3 activos y compare lado a lado: precio, superficie, €/m², scoring, estado, ubicación.

El registro de Auditoría almacena todas las acciones realizadas en la plataforma para garantizar la trazabilidad total.

• Quién realizó la acción (email, nombre, rol).
• Qué acción se realizó (crear, editar, firmar, subir, enviar, etc.).
• Cuándo ocurrió (timestamp exacto).
• Sobre qué entidad (activo, deal, documento, firma, despacho).
• Dirección IP del usuario (especialmente para firmas electrónicas).

Centro de Seguridad

Desde Centro de Seguridad puede gestionar la seguridad de su cuenta:

• Puntuación de seguridad — Indicador visual de 0 a 100 con métricas de cuenta.
• Estado MFA — Activo/inactivo. Para managers y admin se muestra el badge «Obligatorio».
• Sesiones activas — Listado de dispositivos con sesión abierta.
• Historial de accesos — Registro de logins, fallos y verificaciones 2FA.
• Dispositivos recientes — Dispositivos que han accedido con su cuenta.

Solo visible para usuarios con rol admin. El administrador tiene acceso completo a la plataforma y actúa como supervisor de toda la actividad.

Funciones del administrador

• Verificación de despachos — Cola de solicitudes de alta pendientes de aprobar o rechazar.
• Gestión de usuarios — Listado completo de usuarios con roles, estado y acciones.
• Verificar emails manualmente — El admin puede marcar emails como verificados si hay problemas con el correo de verificación.
• Estadísticas globales — Métricas agregadas de la plataforma: despachos, activos, deals, volumen.
• Regenerar documentos — Regenerar todos los PDFs de NDA/LOI con datos actualizados.
• Enviar recordatorios — Disparar manualmente los recordatorios de firma de documentos.
• Contratos de despachos — Ver y gestionar el estado de los contratos de colaboración de todos los despachos.

La sección Facturación permite gestionar el plan de suscripción del despacho.

• Ver el plan actual y sus características.
• Actualizar o cambiar de plan.
• Acceder al portal de pagos (Stripe) para gestionar tarjetas y facturas.

Desde Soporte puede crear y gestionar tickets de ayuda con el equipo de LexAsset Network.

• Crear un ticket con asunto, descripción y prioridad.
• Ver el estado: abierto, en progreso, resuelto, cerrado.
• Añadir mensajes de seguimiento al hilo de conversación.

Ciclo completo de una operación inmobiliaria en LexAsset Network: